¿Cómo gestionar una asociación? Necesitas orientación o asesoramiento para constituir, crear o gestionar la entidad?

Una asociación es:

• Entidad sin ánimo de lucro.
• Constituida por tres o más personas (personas físicas o jurídicas, públicas o privadas) que ponen en común recursos personales o patrimoniales con carácter temporal o indefinido.
• Cumplimiento de finalidades de interés general o particular.
• No es necesario un patrimonio inicial.
• Puede tener actividad económica, pero las ganancias que se obtengan por esta actividad no se repartirán entre las personas asociadas, sino que se destinarán a la finalidad de la asociación.
• Funcionamiento democrático y adhesión libre y voluntaria.
• El órgano soberano es la Asamblea General.
• Representada y administrada por un órgano de gobierno (Junta Directiva).
• Los estatutos son el texto que rige la vida de la asociación. Además, la Asamblea puede aprobar un Reglamento de Régimen Interno para regular con más detalle las reglas internas de la entidad.

1.- Confeccionar el acta fundacional y los estatutos

• Acta fundacional. Documento que hace constancia de la voluntad de creación de una asociación. Tiene que incluir lugar y fecha de la reunión de constitución, ámbito de la entidad, datos de las personas fundadoras, y distribución de cargos de la junta directiva. Consultar un modelo de acta fundacional.
• Estatutos. Norma que regula el funcionamiento de la asociación. Tiene que incluir el nombre de la asociación, el domicilio, los derechos y deberes de las personas asociadas, la regulación de los órganos, el régimen económico, la disolución... Consultar un modelo de estatutos.

* Se ha de tener en cuenta que las entidades juveniles, de estudiantes, y de padres y madres o familiares, tienen modelos de estatutos específicos.
Podéis consultar en el enlace siguiente los modelos específicos para este tipo de entidades:
Modelo de estatutos juvenil
Modelo de estatutos de alumnado
Estatutos AMPA

2. Inscripción al Registro de Entidades de la Generalitat.
Este trámite se hace solo por Internet. Podéis encontrar toda la información en este enlace.

En todo caso, se necesario aportar la documentación siguiente:

• Solicitud de inscripción.
• Justificante de pago de la tasa fundacional vigente y una vez abonado el importe, conservar el resguardo.
• Original y copia de los estatutos y del acta fundacional debidamente firmados.
• Copia de los DNI de las personas que conforman la Junta Directiva.

Las entidades deportivas, seguirán un procedimiento específico, que podrás consultar en este enlace.

Obtención del NIF.
Seguidamente, se tiene que pedir el NIF provisional a Hacienda a través del Modelo 036, en el plazo de un mes desde la constitución.
Encontraréis un modelo en el siguiente enlace.

Además del modelo 036 llenado, se tiene que aportar a Hacienda la documentación siguiente:

• Copia de la solicitud de inscripción sellada por el Registro de Entidades.
• Originales sellados por el Departamento de Justicia y copia original del acta fundacional y de los estatutos.
• Copia del NIF de la persona representante legal de la asociación.

En cuanto al NIF definitivo, se solicitará a Hacienda una vez se reciba la resolución de la inscripción del Registro de Entidades de la Generalitat.

2.- Inscripción al Registro Municipal de Entidades del Ayuntamiento de Castelldefels.
Una vez tramitada la solicitud de inscripción al Registro de la Generalitat y obtenido el NIF provisional, se ha de inscribir la asociación al Registro Municipal de Entidades del Ayuntamiento de Castelldefels,  a través de la sede electrónica con o sin certificado digital.

Se ha aportar:

• Solicitud de inscripción al Registro municipal de Entidades ciudadanas, según el modelo oficial, debidamente rellenada (hay que rellenar todos los apartados).
  La entidad tiene que tener un domicilio en Castelldefels, por lo cual, si es una entidad con sede social en otro municipio, tendrá que aportar un certificado del órgano competente de la entidad en que se haga constar el acuerdo por el cual se crea la delegación en Castelldefels, con indicación de la dirección de esta delegación.
• Número de Inscripción de la entidad en el Registro de Asociaciones de la Generalitat (si la entidad es Cataluña) o en el Registro de Asociaciones del Ministerio del Interior (si la entidad se de ámbito estatal).
• Fotocopia de los Estatutos de la entidad.
• Fotocopia del Acta Fundacional de la entidad.
• Fotocopia del CIF definitivo de la Asociación. Si presenta el provisional tendrá que aportar fotocopia del definitivo cuando disponga.

(!) Cualquier cambio que se produzca a la asociación relativo a renovación de la Junta Directiva, modificación de estatutos o cambio del domicilio social, se tiene que comunicar al Registro de Entidades de la Generalitat y al del Ayuntamiento de Castelldefels a través de los trámites correspondientes.

1.- Asamblea General.
Órgano soberano de la entidad, constituido por las personas asociadas. Puede deliberar sobre cualquier asunto de interés para la asociación, adoptar acuerdos y controlar la actividad de la Junta Directiva.

Funciones:

• Aprobar la gestión del órgano de gobierno, el presupuesto y las cuentas anuales.
• Elegir y separar las persones miembros del órgano de gobierno.
  • Modificar los estatutos.
• Acordar el importe de las contribuciones a la financiación de la asociación.
• Acordar la transformación, la fusión, la escisión o la disolución de la asociación.
• Solicitar la declaración de utilidad pública.
• Aprobar el reglamento de régimen interno y sus modificaciones.
• Acordar la baja disciplinaria de los asociados, si no se atribuye a otro órgano.
• Resolver sobre otras cuestiones no expresamente atribuidas a otro órgano.

Reuniones.

• Asamblea General Ordinaria. Se tiene que reunir como mínimo una vez al año, para aprobar la gestión de la Junta, el presupuesto y las cuentas anuales.
• Asamblea General Extraordinaria. Se reúne cuando la Junta lo considera pertinente o cuando lo pide un 10% de las personas asociadas.

2.- Junta Directiva.
Órgano de gobierno que administra y representa la asociación. Los cargos son gratuitos, pero se tiene que designar obligatoriamente presidencia y secretaría. La duración de los cargos es como máximo de 5 años, sin perjuicio de la reelección si así lo prevén los estatutos.

Funciones:

• Convocar asambleas.
• Tomar y cumplir acuerdos.
• Efectuar balance, estado de cuentas y presupuesto.
• Llevar la contabilidad.
• Crear grupos de trabajo.
• Gestión ordinaria.
• Abrir cuentas y disposición de fondos.

3.- Otros órganos.
Temporales o permanentes, con funciones delegadas de carácter deliberante o ejecutivo. Comisiones, grupos de trabajo...

1.- Obligaciones fiscales

La obligación de presentar los impuestos va en función del objeto y los servicios de la entidad, así como el volumen económico que se genere.

A) Impuesto de actividades Económicas (IAE). Se tiene que dar de alta cuando se ejerza una actividad económica. No comporta el pago de cuota durante los dos primeros años de inicio de la actividad, si el importe de la cifra de negocios es inferior a 1.000.000 €, o si la entidad se encuentra en régimen de mecenazgo.

B) Impuesto del Valor Añadido (IVA). Graba la entrega de bienes y las prestaciones de servicios. Se tiene que dar de alta cuando la entidad ofrezca servicios o realice actividades empresariales.

• Obligaciones: Declarar el impuesto trimestralmente y el resumen anual (Modelos 303 y 390, respectivamente); emitir factura para cada operación y llevar libros registre de facturas emitidas, recibimientos y bienes de Inversión; y presentar el Modelo 036 por altas, bajas y variaciones.
• Plazo de presentación de liquidaciones
  • Modelo 303. Presentación trimestral dentro de los 20 días siguientes a la fecha de finalización del trimestre (abril, julio y octubre). El cuarto trimestre se presenta antes del 30 de enero del año siguiente.
  • Modelo 390. Resumen anual. Presentación antes del 30 de enero del año siguiente.
  • Excepciones exclusivas para entidades no lucrativas. Exención de las cuotas de las personas asociadas (que incluye la prestación de servicios accesorios realizados a sus miembros, relacionados con sus objetivos sociales) y el reconocimiento del “carácter social” de la entidad (declaración de utilidad pública), que la asociación tiene que solicitar expresamente.

C) Modelo 347. Es una declaración informativa que permite a Hacienda cruzar datos y detectar posibles fraudes sobre compras, ventas y subvenciones que durante el año superen el importe de 3.005,06 € (datos publicados en febrero 2022) en operaciones con un mismo declarado. Se tiene que presentar obligatoriamente de forma telemática, durante el mes de febrero del año siguiente.

D) IRPF. No afecta directamente como gasto a las entidades, sino a las personas físicas que reciban dinero de la entidad. Se trata de recaudar una serie de dinero que se dejan de pagar a las personas perceptoras, y de ingresarlos cada cierto tiempo, puesto que es responsabilidad de la entidad.

E) Impuesto sobre sociedades. Graba los beneficios de las personas jurídicas y entidades. Si ha habido pérdidas a la actividad que tributa, no se tendrá que pagar pero igualmente se tendrá que presentar declaración.

• Presentación. A través del Modelo 200, dentro de los 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores a la finalización del ejercicio económico (es decir, entre el 1 y el 25 de julio del año siguiente). Si sale positivo, durante el año siguiente habrá que hacer pagos por anticipado mediante el modelo 202 (en octubre, diciembre y abril siguientes).

• Exenciones. No están obligadas a presentar declaración las entidades que cumplan las tres condiciones siguientes:
  • Que los ingresos anuales no superen los 75.000 €.
  • Que los ingresos correspondientes a rentas no exentas no superen los 2.000 € anuales.
  • Se consideran rentas exentas las que procedan de actividades que constituyan el objetivo social, siempre que no tengan consideración de actividad económica (donativos, subvenciones, cuotas de socios...).
  • Que todas las rentas no exentas estén sometidas a retención (intereses bancarios, alquileres, premios superiores a 300 €...).

(!) Las entidades con el régimen fiscal de la Ley 49/2002 (principalmente, fundaciones y asociaciones declaradas de utilidad pública) siempre están obligadas a presentar la declaración, aunque todos los ingresos que obtengan tengan la condición de exentos. Además, si el total de ingresos de la entidad supera los 20.000 euros, tendrá que presentar a Hacienda una memoria económica.

2.- Obligaciones económicas.

Las asociaciones están obligadas a llevar su contabilidad de forma ordenada, diligente y transparente.

Hace falta que lleven un libro diario, un libro de inventarios y las cuentas anuales, excepto las entidades que no estén obligadas a presentar el Impuesto sobre sociedades, que podrán llevar un libro de caja en que se detallen los ingresos y los gastos.

En todo caso, para las entidades de ámbito catalán se tiene que utilizar el Plan General de Contabilidad (PGC) de las asociaciones y fundaciones de Cataluña (Decreto 259/2008), que podéis encontrar en este enlace.

1.- Marco jurídico de referencia.
La materia se regula por la Ley 19/2014, 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, que podéis consultar en este enlace.

2.- La publicidad activa.

Es obligación publicar de manera permanente la información pública exigida por la Ley de Transparencia.

La información ha de ser:

• Clara, estructurada y reutilizable.
• Veraz, objetiva y comprensible.
• Actualización periódica.

En todo caso, los ámbitos de información sujetos a transparencia y que, por lo tanto, tienen que ser visibles en la página web de la entidad o, en caso de no contar con este recurso, en un tablón de anuncios al local social, son los siguientes:

A) Información institucional y organizativa.

• Misión y actividades que desarrollan.
• Normativa que las regula.
• Estatutos y número de registro municipal y de la Generalitat.
• Composición de los órganos de gobierno (identificación de las personas responsables y cargos de la junta directiva).
• Organigrama actualizado que identifique las personas responsables.
• Estructura del grupo de entidades, si es el caso.
• Identificación de la entidad y datos de contacto.

B) Gestión económica, presupuestaria y patrimonial.

• Presupuesto.
• Plano anual de actividades.
• Cuentas anuales y auditorías de cuentas.
• Retribución de los órganos de dirección y administración (Solo en el supuesto de que se superen los 10.000 € anuales).
• Inventario del patrimonio de la entidad.

C) Gestión administrativa.

• Actas de reuniones.
• Ayudas y subvenciones. De los últimos 5 años: importe, objeto, concurrencia o no pública, información relativa al control financiero de la ayuda o subvención.
• Convenios. Relación de convenios vigentes (fecha, partes, objeto, obligaciones y vigencia), modificaciones producidas e información sobre cumplimiento y ejecución.
• Contratos. Órgano responsable de la entidad en materia de contratación y relación de contratos celebrados.

1.- Causas de disolución
Las causas de disolución de una entidad se encuentran recogidas en el artículo 324.4 de la Ley 4/2008, de 24 de abril, del Libro III del Código Civil catalán, relativo a las personas jurídicas y son las siguientes:

• Por acuerdo de la Asamblea General con la mayoría que se establezca en los estatutos.
• En el caso de las asociaciones temporales, por finalización del plazo que establecen los estatutos, salvo que la Asamblea General acuerde una prórroga.
• Por cumplimiento de la finalidad por la cual se constituyó la asociación o por imposibilidad de lograrla, salvo que la Asamblea General acuerde una modificación.
• Por baja de los asociados de la entidad si se reducen a menos de tres.
• Por ilicitud civil o penal de las actividades o finalidades de la asociación, declarada por sentencia judicial firme.
• Apertura de la fase de liquidación, si la entidad se encuentra inmersa en un concurso de acreedores.
• Otros que puedan establecer la ley o los estatutos.

2.- Procedimiento de disolución.

• Consultar el capítulo de los estatutos de la entidad donde se habla sobre su disolución.
• Acuerdo de la asamblea general. Normalmente la asamblea tendrá carácter extraordinario y tendrá como único punto del orden del día la disolución de la entidad. El acuerdo de disolución se tiene que tomar por una mayoría reforzada, la cual tiene que estar prevista en los estatutos de la asociación.
  La convocatoria de asamblea general para tratar la disolución de la entidad ha de ser convocada por el órgano de gobierno de la entidad cuando este conozca que se ha producido alguna de las causas mencionadas anteriormente. Si el órgano de gobierno no convoca esta asamblea, cualquier asociado puede solicitarla. No obstante, en el supuesto que la asamblea no sea convocada, no se reúna o bien no adopte ningún acuerdo, cualquier persona podrá solicitar a la autoridad judicial que disuelva la asociación.
  Periodo de liquidación. El acuerdo de disolución abre el periodo de liquidación y la asociación no pierde su personalidad jurídica hasta que finalice este trámite. Respecto al plazo para llevar a cabo la liquidación, puede ser el que establece la ley o el que se acuerde por parte de la entidad, pero en ningún caso puede ser superior a tres años, excepto causa justificada de fuerza mayor.
  La primera obligación del órgano liquidador es subscribir un inventario de bienes y balance de situación referidos en el día de comienzo de la liquidación.
• Presentación del certificado de disolución al Registro de Entidades de la Generalitat. Se tiene que presentar una instancia de solicitud junto con el certificado del acuerdo de disolución, que podéis encontrar en el enlace siguiente y que no comporta ninguna tasa (consultado 05/2023).
  El certificado del acuerdo de disolución, tiene que estar firmado por el secretario con el visto bueno del presidente y contener los acuerdos de la Asamblea General relativos a la disolución y liquidación de la entidad, así como el destino del patrimonio, en caso de que haya.
  
  

Una vez presentada toda la documentación, la Administración tiene un plazo de tres meses para resolver y notificar que ha disuelto la asociación. En todo caso, si pasados estos tres meses desde la presentación de la solicitud, la Administración no se ha pronunciado, la entidad se entenderá disuelta.

Si la Administración resuelve favorablemente a la disolución, enviará a la entidad el oficio de notificación de la resolución de disolución: la resolución de disolución de la asociación e información sobre la posibilidad de recorrer contra la resolución.

• Baja del NIF a Hacienda. Se tiene que hacer a través del modelo 036 y presentarlo a la delegación de Hacienda más próxima, junto con el original del NIF y el original y copia del certificado de disolución de la entidad, a fin de poder darse de baja de sus obligaciones tributarias.
• Comunicación de la disolución al Ayuntamiento de Castelldefels. Mediante instancia acompañada de copia de la documentación presentada al Registro de Entidades de la Generalitat y a Hacienda.
• Cierre de la cuenta bancaria de la entidad. En el supuesto de que no haya ningún pago o cobro pendiente.

3.- Cesión global de los bienes sobrantes.
El artículo 324-6 de la ley 4/2008 del Libro tercero del Código Civil de Cataluña establece que los bienes sobrantes se tienen que adjudicar a otras entidades públicas o privadas sin ánimo de lucro que tengan finalidades análogas a las de la asociación que se disuelve, con preferencia de las que tienen domicilio en el mismo municipio y, si no hay, a las de la misma comarca. En ningún caso no se pueden adjudicar a los asociados o a otras personas físicas determinadas, ni a entidades con ánimo de lucro.

En caso de que la entidad que se disuelve sea una asociación declarada de utilidad pública, es necesario que el destino de los bienes sobrantes sea también una entidad declarada de utilidad pública, acogida a esta misma normativa.