El Ayuntamiento da un paso adelante en su apuesta por la administración electrónica
A lo largo del 2012 se han introducido una serie de cambios organizativos y tecnológicos para dar un nuevo impulso en la administración electrónica a partir de 2013
Última modificació:
La elaboración del cuadro de clasificación del archivo y el uso con las aplicaciones corporativas de un gestor documental, la sede electrónica (registro electrónico, carpeta ciudadana, catálogo de trámites, validador de documentos) y la incorporación de la firma electrónica del personal funcionario y políticos son algunas de las mejoras implantadas que han dado facilidades en cuanto a la tramitación de expedientes. La implementación de la nueva versión del registro con la posibilidad de escanear y distribuir los documentos electrónicamente supondrá una nueva forma de trabajar en el conjunto de las áreas municipales.
¿En qué consiste esta nueva fase?
Esta nueva fase tiene como objetivo revisar circuitos, simplificar los procesos y la demanda de documentación requerida a la ciudadanía, en definitiva, mejorar un número determinado de trámites y aprovechar todas las herramientas tecnológicas de las que disponemos para incorporarlos a la sede electrónica.
¿Qué supondrán estos cambios en mi trabajo?
El trabajo de revisión y simplificación de procedimientos es una tarea que nos obliga a repensar lo que hacemos y cómo lo hacemos, y el resultado final debe ser eliminar todo aquello superfluo y redundante, todo aquello que no aporte valor.
Por lo tanto, probablemente participarás en alguno de los grupos de mejora que se pondrán en marcha próximamente. También recibirás formación de qué modificaciones conlleva la implantación del nuevo registro de entrada y salida del ayuntamiento y la distribución electrónica de documentos.
¿Qué resultado obtendremos?
Si hacemos el trabajo bien hecho, si acabamos siendo cuidadosos en la simplificación de procedimientos, si generamos buenas prácticas en el ejercicio de simplificar y aportar valor en la revisión de procedimientos podremos acortar y simplificar los trámites a la ciudadanía consiguiendo una tramitación más eficiente a nivel presencial y telemático.
En esta línea de trabajo esperamos ampliar a otros trámites los convenios de interoperabilidad que nos permitan, previa autorización de la ciudadanía, acceder a determinada documentación de otras administraciones y no tener así que solicitar la documentación a las personas interesadas.
¿Qué calendario tenemos, es decir, cuál es nuestra planificación y por dónde empezamos?
Actualmente ya estamos haciendo pruebas de escaneo con los documentos que se registran en la Oficina de Atención Ciudadana. La OMIC en estos momentos ya recibe toda la documentación que presenta la ciudadanía escaneada e incorporada al expediente de PAC abierto desde la OAC.
A partir del mes de abril la nueva aplicación de registro incorporará el escaneo y distribución de toda la documentación. A partir de ese momento, podremos decidir no recibir documentos con papel y sustituirlo si conviene por archivos electrónicos.
En lo que respecta al uso de la firma electrónica, actualmente se está utilizando en la inspección municipal en todos sus trámites e informes internos y se está extendiendo su uso para la aprobación de resoluciones por parte de algunos concejales. Durante el 2013 queremos ir incorporando paulatinamente la firma electrónica en los procedimientos que pasamos a revisar y simplificar.